Kalenderhendelse

For å opprette en hendelse i kalenderen må du merke av i kalenderoversikten for tidsrommet hendelsen tar sted (Se bildet under). En merker av tidsrommet for hendelsen ved og dra musepekeren over valgt tidsrom, samtidig som man holder venstre museknapp nede. 

Du får da opp en boks hvor du skriver tittel og beskrivelse på kalenderhendelsen (Se bildet under).

Trykk på   for å legge hendelsen inn i kalenderen.

Redigere aktivetetsdetaljer

For å redigere aktivitetssdetaljer trykk på i det du oppretter hendelsen eller dobbelt klikk på hendelsen når den ligger i kalenderoversikten.

Da vil du få opp dette vinduet her:

Tittel - Tittel på hendelsen.

Hendelsetype - Rullegardinalternativer for hvilken type kalenderhendelse det er (Se bildet under). Huker en av for Privat vil kun du se beskrivelsen og aktivitetsdetaljene. Alle andre vil kun se tittel, og tidspunkt.

Link - Kan brukes om det om det er en link du vil tilknyttet hendelsen. Du har du mulighet til å legge opp en link til kalenderhendelsen ved å bruke Linkbyggeren markert med dette ikonet .

Kontakter - Er de en kaller inn til ett møte, har en avtale med, eller den Hendelsetypen gjelder. Du kan legge til kontakter ved Legg til+ knappen (Se bildet under).

Når en har valgt Kontakter, vil du få opp alternativene Send innkalling pr. mail til kontaktperson og Send innkalling pr. mail til firma (Se bildet over). Huker en av alternativene vil firma, kontaktperson eller begge (Kommer an på hva du huker av for) motta en e-post med beskrivelsen av hendelsen, linken som eventuelt er lagt inn på hendelsen, og tidspunkt. Navnet på hendelsen  kommer som emnefelt i e-posten. PS: Sørg for at det er registrert en e-postadresse på firma og kontaktperson.

Prosjekt - Knytt opp hendelsen til ett prosjekt. Denne funksjonen er søkbar (Type-ahead), så du trenger bare å skrive inn deler av navnet på prosjektet så vil du få opp forslag.

Påminnelse - Velger en å huke av for påminnelse vil det bli sendt en påminnelse til personene som ligger i ruten Gjelder for (Se bildet under).

Når en huker av for påminnelse vil en også få opp valget om påminnelsen skal sendes som en SMS etter 60 sekunder, hvis internmeldingen ikke er lest (Se bildet undet). Påminnelsen generelt kan du velge å sende alt ifra 5 minutter før hendelsen og opp mot 1 dag før hendelsen, dette gjøres ved trykke på rullegardinen som på bildet under, og velge selv når du føler det er best å sende en påminnelse til personen.

En har også mulighet til å sende en påminnelse(SMS) til en kontaktperson. Velger en å gjøre det må en sørge får å legge til en kontaktperson under Kontakter, ikke bare ett Firma. Påminnelsen kan du velge å sende alt ifra 5 minutter før hendelsen og opp mot 1 dag før hendelsen, dette gjøres ved trykke på rullegardinen som på bildet under, og velge selv når du føler det er best å sende en påminnelse til kontaktpersonen.

PS: Sørg også får at kontaktpersonen(e) har ett mobilnummer lagt inn på kontaktkortet (Se bildet under).

Datovelger  - Bruk datovelgeren    Fra og Til for å sette opp til hvilken dag og tidspunkt hendelsen tar sted (Se bildet under).

Du kan også bruke -knappen for å velge dato. Du vil da få opp en oversikt over nåværende måned, og kan klikke deg rundt for å velge dato (Se bildet under).

Huker du av for vil kalenderhendelsen være booket for den bestemte dagen i forhold til hva du har som Kjernetid.

Gjenta -  Brukes om hendelsen skal gjentas over tid og på samme tidspunkt, som f.eks uke fra til uke, eller måned etter måned. Du kan velge om hendelsen skal gjenta seg hver dag, uke, måned eller år.

Brukere, Grupper og Ressurser

Når du skal registrere en hendelse står det Brukere, Grupper og Ressurser nederst i hendelsen din. Disse brukes for booking av brukere, brukere gjennom en gruppe, samt utstyr og ressurser.

I kalenderhendelsen har du muligheten for å legge til hvem brukere denne hendelsen gjelder for, slik at de kan se hendelsen i sin kalender (Se bildet under).

Å legge til grupper er noe du kan bruke hvis det er flere brukere som skal være med på en hendelse, og alle dem er medlem i en og samme gruppe.

Ressurser brukes for å booke utstyr som man trenger i forhold til en hendelse. f.eks et møterom, TV, projektor, kamera osv (Se bildet under). Ressursene en booker vil ikke være tilgjenglig for andre kalenderhendelser på samme tidspunkt.

+ Legg til ny vising

På verktøylinjen har du mulighet for å + Legg til ny visning (Se bildet under).

Trykker du på den vil du få opp vinduet som på bildet under.

Her kan du legge til en ny visning til den orginale hendelsen. Du ser at alternativene du kan velge er ganske lik som den orginale hendelsen og fungere på akkuratt samme måte. Legg til ny vising kan brukes blant annet hvis en vil legge til en pause midt på dagen i en kalenderhendelse (Se bildet under).

Hvordan se aktivitetsdetaljer / redigere aktivitetsdetaljer til en kalenderhendelse

For å se aktivitetsdetaljer / redigere aktivitetsdetaljer til en kalenderhendelse må du dra musepekeren over hendelsen i kalenderoversikten. Da vil du først få opp ett vindu med tittel, hvem som har booket kalenderhendelsen, en relatert link hvis det er lagt til og hvem som skal delta i hendelsen (Se bildet under).

For å få utfyllende informasjon om aktivitetsdetaljene / redigere aktivitetsdetaljene til kalenderhendelsen må dobbeltklikke på hendelsen i kalenderoversikten. Da vil du få opp samme vindu, som når du opprettet hendelsen (Se bildet under).

Om du bare velger å se på aktivitetsdetaljene er det bare å krysse ut vinduet eller trykke Avbryt (Markert med rødt på bilde over)
Om du har gjort noen endringer i forhold til aktivitetsdetaljene må du huske å trykke Lagre (Markert med grønt på bildet over).

Kalenderhendelse som gjelder for flere brukere

En kalenderhendelse som gjelder for flere bruker vil bli farget gradient lilla (Se bildet under).

En kan også dra musepekeren over hendelsen, og se hvilke fargekoder hendelsen gjelder for og sammenligne dem med fargekodene til kontaktpersonene under Avanserte valg (Se bildet under)

Drag-and-drop av kalenderhendelser

Kalenderen i webofficeone har en drag-and-drop (dra-og-slipp) funksjon. Det vil si at det er mulig å flytte kalenderhendelsene rundt omkring kalenderoversikten kun ved bruk av musepekeren din. Dette kan være kjekt å gjøre i tilfelle en vil endre på tidspunktet i forhold til en kalenderhendelse. Så istedetfor å slette den hendelsen eller gå inn på selve hendelsen og endre tidspunktet der ifra, kan en nå bare dra og slippe hendelsen på et annet tidspunkt i kalenderoversikten.

Her får du en liten steg-for-steg gjennomgang på hvordan en kan dra og slippe disse kalenderhendelsene:

1. Flytt musepekeren til kalenderhendelsen du ønsker å flytte på (Se bildet under).

2. Marker kalenderhendelsen ved å trykke, samt holde inne venstre museknapp (Se bildet under).

Du ser at kalenderhendelsen blir markert ved at den blir noe gjennomsiktig.

3. Flytt musepekeren med kalenderhendelsen til ett annet tidspunkt (Se bildet under).

4. Når du slipper museknappen, slipper du i tilegg kalenderhendelsen (Se bildet under).

I det du slipper kalenderhendelsen, er den ikke gjennomsiktig lenger.