Navigasjon, Verktøy & Personinfo

Navigasjon

Navigasjonmenyen finner du på høyresiden av løsningen. Navigasjonsmenyen ser slik ut:

Som du ser på bildet over har jeg markert med rødt. Denne pilen brukes for å skjule/vise Navigasjonsmenyen. Dette kan være ønskelig om du vil bruke hele løsningsbildet når du jobber i webofficeone.

Navigasjonsmenyen brukes for å navigere seg rundt i løsningen til de forskjellige modulene.  Trykker du på en av modulene, f.eks. CRM, vil den valgte modulen åpne seg, mens den du var på før du byttet vil lukke seg (Se bildene under). Dette for å gjøre det enklere å navigere seg rundt i løsningen, samt i de forskjellige modulene.

                        

Som du ser på bildet under vil du finne dette ikonet ved siden avnavnet til hver modul.

Dette ikonet er en funksjon som brukes for å oppdatere de ulike modulene i webofficeone. Oppdateringsfunksjonen er ett nyttig hjelpemiddel blant annet når en vil oppdatere i e-postmodulen for å se om det er kommet ny e-post. Andre grunner til å bruke Oppdateringsfunksjonen kan være får å se om det er blitt opprettet nye kalenderhendelser i Kalenderen, eller om du jobber du som fakturerer og vil oppdatere listen med alle de ulike fakuraene, eller hvis en har gjort endringer generelt i hele løsningen og vil oppdatere får å se om endringene har lagret seg.

 

I Navigasjonsmenyen finner en ulike nyttige verktøy og funksjoner. Her får du ett innblikk om de forskjellige verktøyene en finner i Navigasjonsmenyen.

Personinfo

Hver bruker av løsningen har sin egen Personinfo. Personinfo er kontaktinformasjon-/opplysninger om din og andre sine brukere. Personinfo er ikke bare kontaktinformasjon-/opplysninger for brukerne av løsningen, men også for kontaktpersoner og firmaer i CRM, noe vi ikke skal utdype i forhold til egen personinfo. Du som bruker har flere tileggsfunksjoner enn bare kontaktinformasjon-/opplysninger, du har også mulighet for å se og gjøre endringer i forhold til rettighetstilgang, programtilgang og andre personlige innstillinger du måtte ønske å ta i bruk i webofficeone. Her får du en veiledning i forhold til hvordan du som bruker kan optimalisere din webofficeone funksjonalitet.

For å se eller gjøre endringer på din Personinfo må du trykke på navnet ditt øverst i Navigasjonsmenyen.

Etter å ha trykket på navnet ditt vil du få opp ett nytt vindu hvor du kan fylle ut kontaktinformasjon om din bruker. Her er det viktig som Bruker å blant annet fylle ut feltene for E-post (Markert med rødt på bilde under), som er din avsender-adresse, samt Mobil (Markert med grønt på bilde under) - slik at du har ett mobilnummer der du kan motta SMS fra webofficeone. I tilegg er det vitkig å fylle ut feltet for Firma (Markert med blått på bilde under) slik at du får rettighetstilgangen til gruppen Alle ansatte under fanen Medlem i (I forhold til fanen Medlem i kan du lese om denne litt lenger ned i samme artikkel).

Attributter

Under fanen Attributter kan du knytte attributter opp mot brukeren din. Dersom du er usikker på hva Attributter er, se egen veiledning.

I forhold til Egendefinert, er dette ett felt du skrive en helt allminnelig fritekst av eget ønske.

Medlem i

Under fanen Medlem i har du mulighet for å endre brukernavn/passord, programtilgang og andre rettighetstilganger i løsningen. Ofte må Administrator av løsningen endre disse tilgangene for din bruker, se egen veiledning for endring av tilgangskontroll.

Ekstranettbruker har ikke tilgang til alle moduler i løsningen, som bl.a. CRM. Dette er en brukertype for brukere som bare skal inn på løsningen for å f.eks. få tilgang til dokumenter i Dokumentarkivet.

Oppdragsbruker kan ikke benytte mobil eller vanlig intranett, men har tilgang til å kvittere oppdrag o.l. i det tilpassede oppdragsgrensesnittet.

Kun mobil-tilgang gir mulighet til å kun bruke det mobile grensesnittet.

Ellers som du ser på bildet under er de ulike feltene ganske selvforklarende.

I forhold til se eller gjøre endringer på Programtilgang (Markert med rødt på bildet over), trykk på fanen deretter vil du få opp en liste over alle de ulike modulene, samt rettighetsalternativene dine - Ingen tilgang, Les og Rediger markerer din programtilgang (Se bildet under). Ofte må Administrator av løsningen endre disse tilgangene for din bruker.

Fakturainfo

Under fanen Fakturainfo har du mulighet for å legge inn fakturainfoen til din bruker med evt. rabattmatriser og mulighet for e-faktura. Som du ser på bildet under er de ulike feltene ganske selvforklarende.

Avansert

Under fanen Avansert kan du legge opp personlige innstillinger du måtte ønske å ta i bruk i webofficeone i forhold til hvordan du som bruker kan optimalisere din webofficeone funksjonalitet.

Avansert -> Kalender

Under Avansert -> Kalender kan du blant annet sette opp en Kjernetid (Tidsrommet du vil kalenderen skal vise), Bli varslet om påminnelser med lyd, samt vise Fargekoder i Kalenderen. For oppsett av Kalender, se egen brukerveiledning.

Avansert -> E-post

Under Avansert -> E-post kan du sette opp e-postkontoen(e) og e-postsignaturen for din brukeren.

Trykk her for oppsett av POP-konto.

Trykk her for å legge til en e-post signatur.

Avansert -> CRM

Under Avansert -> CRM har du muligheten for å arkivere e-postkorrespondanse du mottar automatisk på kundekortet til kontaktpersonen/firmaet du er i kontakt med.

Avansert -> Telenor

Under Avansert -> Telenor har du mulighet for å koble til Telenor Mobilt Bedriftsnett med brukernavn og passord.

PS: Brukernavnet er mobilnummeret, mens passordet finner du ved å sende 'passord' til 1999.

Avansert -> Exchange synkronisering

Under Avansert -> Exchange synkronisering har du mulighet for å sette opp en Exchange synkronisering i forhold til Kontaktpersoner, E-post og Kalenderhendelser. For oppsett av Exchange, se egen veiledning.

Avansert -> Oppdrag

Under Avansert -> Oppdrag kan du sette opp hva som skal vises som startside når du går inn på oppdragsmodulen. F.eks. Dine aktiviteter, Alle aktiviteter eller Oppdrag.

I tilegg kan du sette opp en Standard timetype for lønn for din bruker. For å få opp ulike alternativer i rullegardinen som på bildet under må du sette opp Standard timetyper for lønn under Kontrollpanel -> Oppdrag, se egen veileding.

 

Verktøy

Tilgjengelighetsstatus
Du kan endre din tilgjengelighetstatus ved å trykke på brukerportrett-ikonet ved siden av navnet ditt, øverst i Navigasjonsmenyen. Av alternativer til ulike statuser kan du velge mellom er Tilgjengelig, Ute til lunsj, Opptatt, Straks tilbake, samt Ikke på jobb. Disse statusene gir deg mulighet til å kommunisere med de andre webofficeone-brukerne i som også bruker løsningen,  i forhold til hvor og når du er tilgjenglig i løpet av arbeidsdagen.

 

Konvolutten (E-post Indikator)
Når en jobber i webofficeone kan en fort glemme å se etter om en har mottat ny e-post. Det finnes en indikator i løsningen som gir deg ett tegn på når en har mottat en ny e-post. Øverst i Navigasjonsmenyen, sammen med de andre verktøyene, kan en se en Kovolutt (Se bildet under). Denne indikerer om du har mottat ny e-post eller ikke.

Når Konvolutten er fullfarget gult så er dette en indikasjon på at det ligger ulest e-post i innboksen din (Se bildet under). 

Når Konvolutten er gråfarget så er dette en indikasjon på at det ikke ligger ulest e-poster i innboksen din (Se bildet under).

Får og åpne Innboksen din og se mailen er det bare å trykke på Konvolutten.

 

Intranett meldinger/SMS
Du kan skrive meldinger til andre brukere ved å trykke på Chat-boblen øverst i Navigasjonsmenyen (Markert med rødt på bildet under).

Etter å ha trykket på Chat-boblen vil du få opp ett vindu hvor du kan skrive inn meldingen din (Les mer om meldinger her).

Ansatte

Dersom du trykker på brukerportrett-ikonet øverst i Navigasjonsmenyen, vil du få opp en liste over alle de brukerne i bedriften. Her vil du ha muligheten til å sjekke deres tilgjenglighetsstatus, samt deres kontaktinfo og evt. om du vil sende dem en intranettmelding eller SMS.

Ved å holde musepekeren over brukerportrettet-ikonet til venstre for chat-boblen, vil du kunne lese av den ansattes tilgjenglighetsstatus. Trykker du på navnet til den ansatte vil du få opp personinfoen deres. Mens hvis du trykker på chat-boblen, vil du få opp muligheten til å sende en internmelding eller SMS til den ansatte.

 

Proweb søkemotor
Søkfunksjonen i webofficeone er en rask løsning  du kan bruke for å søke på alt som er lagret på intranettet.  Knappen/ikonet for Søk finner du øverst i Navigasjonsmenyen (Se bildet under).

Etter å ha trykket på Søk-ikonet vil du få opp ett vindu (Se bildet under).

Her kan du spesifisere søket ditt ved å huke av for CRM, E-post, Dokumentarkiv, Kalender, Oppgaver, Nyheter, Forum, Salg, Faktura og Experian, alt ettersom hva du egentlig er på jakt etter. Søker du etter en spesiell e-post ville jeg kun huket av for E-post og skrevet inn ett søkeord i Søk-feltet, relatert med e-posten du leter etter. Ved å huke av for en disse alternativene selekterer du ut søket, og gjør det lettere å finne det du er på utkikk etter.

Merk ingen fjerner alle avhukninger.

Merk alle markerer alle av avhukninger.

 

Direkte link til Proweb sin brukerveiledning

I Navigasjonsmenyen er det ett verktøy som gir deg en direktelink til Proweb sin brukerveiledning. Verktøyet er markert med ett Spørsmålstegn-ikon (Se bildet under).

 

Logg ut

Logg ut-knappen finner du markert som ett nøkkel-ikon/verktøy øverst i Navigasjonsmenyen (Se bildet under).

 

Menypunkter

Menypunkter finner du øverst i Navigasjonsmenyen sammen med verktøyene. For å åpne menypunkter må du trykke på Meny (Se bildet under), deretter vil du få opp enn rullegardin med dine menypunkter. Av standariserte Menypunkter har du blant annet Support og Ext. linker.

Trykker du på Support vil du få opp ett nytt vindu med ulike informasjoner og opplysninger om Proweb sin support.

Trykker du på Ext. linker vil du få opp en rekke underpunkter med eksterne linker til nettsteder som kan være til hjelp både jobbrelatert, løsningsrelatert, PC-/og datarelatert, samt ulike generelle.

Ønsker du opprette egne menypunkter/linker, se denne veiledningen om Meny-administrasjon.